Oppfølging av prosjekter i RETTE


Oppfølging og bekreftelse av prosjektansvarlig

Som prosjektansvarlig (daglig ansvarlig for et prosjekt som er registrert i RETTE og ansattved UiB) vil du motta mail:

  • Fra RETTE dersom en student/stipendiat registrerer informasjon om et prosjekt der du er oppgitt som prosjektansvarlig.
  • Fra RETTE ved halvårlig internkontroll
  • Fra RETTE dersom personvernombudet har spørsmål eller innvendinger til informasjonen som er registrert om prosjektet.
  • Fra RETTE dersom instituttet har spørsmål eller innvendinger til informasjonen som er registrert om prosjektet.

Du må logge deg inn i RETTE, og kontrollere og bekrefte prosjektinformasjonen:

  • Dersom en student/stipendiat har registrert et prosjekt og du er oppgitt som prosjektansvarlig. Status: Registrert
  • Ved halvårlig internkontroll innen 14 dager etter mottatt mail. Status: Registrert

Du må logge deg inn i RETTE, og eventuelt endre informasjonen om prosjektet:

  • Dersom personvernombudet har innvendinger eller spørsmål til informasjonen som er registrert om prosjektet. Status: krever endring
  • Dersom instituttet har innvendinger eller spørsmål til informasjonen som er registrert om prosjektet. Status: krever endring I tillegg må du bekrefte at prosjektinformasjonen er oppdatert og korrekt.

For å utføre internkontroll:

  • Trykk Actions ved det aktuelle prosjektet
  • Velg Endre Status
  • Velg en status:
    • Godkjent av prosjektansvarlig – prosjektinformasjonen godkjennes
    • Krever endringer – sender skjema tilbake til student/stipendiat med melding om hva som skal endres

Oppfølging og bekreftelse av operativt ansvarlig ved instituttet

Som operativt ansvarlig for RETTE ved instituttet vil du motta mail:

  • Fra RETTE ved halvårlig internkontroll.

Du må logge deg inn i RETTE, og kontrollere og bekrefte instituttet sin prosjektportefølje:

  • Ved halvårlig internkontroll innen 30 dager etter mottatt mail.

Du kan sende melding via RETTE:

  • Til personvernombudet dersom det er spørsmål vedrørende enkeltprosjekter der det trengs veiledning om personvernspørsmål.
  • Til prosjektansvarlig dersom det er spørsmål eller innvendinger knyttet til enkeltprosjekter.

For å utføre internkontroll:

  • Trykk Actions ved det aktuelle prosjektet
  • Velg Endre Status
  • Velg en status:
    • Godkjent av institutt
    • Krever vurdering av personvernombud – Sender prosjektet til personvernombudet der det trengs veiledning
    • Krever endringer – sender skjema tilbake til student/stipendiat med melding om hva som skal endres

Oppfølging og bekreftelse av operativt ansvarlig ved fakultetet

Som operativt ansvarlig for RETTE ved fakultetet vil du motta mail:

  • Fra RETTE ved halvårlig internkontroll.

Du må logge deg inn i RETTE, og kontrollere og bekrefte fakultetet sin prosjektportefølje:

  • Ved halvårlig internkontroll innen 7 dager etter mottatt mail.

Dersom det er spørsmål knyttet til enkeltprosjekter må du ta kontakt med operativt ansvarlig ved instituttet prosjektet ligger under, evt direkte med prosjektansvarlig.

For å utføre internkontroll:

  • Trykk Actions ved det aktuelle prosjektet
  • Velg Endre Status
  • Velg en status:
    • Godkjent av fakultet
    • Krever vurdering av personvernombud – Sender prosjektet til personvernombudet der det trengs veiledning.

Oppfølging av ledelsen

Ledelsen vil motta mail:

  • Ved halvårlig internkontroll. Alle prosjektene skal da være bekreftet av prosjektansvarlig, institutt og fakultet. Dersom det er spørsmål knyttet til enkeltprosjekter må du ta kontakt med operativt ansvarlig ved instituttet prosjektet ligger under, evt direkte med prosjektansvarlig.

Oppfølging og rådgivning av personvernombud

Personvernombudet vil få melding om alle prosjekter som krever en vurdering:

  • Dersom prosjektet er sendt til personvernombudet for veiledning
  • Dersom det er valgt at det skal utføres en DPIA
  • Dersom det er valgt at det er utført en DPIA, men DPIA’en er ikke valgt i listen over utførte DPIA’er ved UiB