Roller


Oversikt

  • Administrativ ledelse/systemeier
  • Personvernombud
  • Dekan
  • Operativt ansvarlig fakultet
  • Instituttleder
  • Operativt ansvarlig institutt
  • Prosjektansvarlig (ansatt ved UiB)
  • Student/Stipendiat
  • Forvaltning og drift: IT-avdelingen

Ansvarsdeling

Administrativ ledelse/systemeier

  • UiB er behandlingsansvarlig for personopplysninger i forskning og utdanning.
  • Ledelsen ved UiB har ansvar for lovpålagt oversikt over alle prosjekter der det behandles personopplysninger, i tillegg til internkontroll for å sikre etterlevelse av lovverk.
  • Den administrative ledelsen ved UiB har systemeieransvar for RETTE.

Personvernombud

  • Personvernombudet ved UiB skal rådgi institusjonen og de ansatte i personvernspørsmål.
  • Personvernombudet vil bidra til at informasjon gjøres tilgjengelig på personvernportalen og opplæringsmateriell.
  • Personvernombudet bistår med å identifisere prosjekter som trenger rådføring eller personvernkonsekvensvurdering.

Fakultet

  • Fakultetet har ansvar for at underliggende institutter utfører oppfølging av prosjekter i RETTE.
  • Dekan utpeker og tildeler rollen som operativt ansvarlig ved fakultetet for RETTE. Personen(e) registreres i RETTE av Dekan.
  • To ganger i året skal operativt ansvarlig ved fakultetet bekrefte at underliggende institutter har fulgt opp sine prosjekter i RETTE.

Institutt

  • Instituttet er ansvarlig for at veiledere og forskere ved UiB har nødvendig opplæring i forskningsrutiner.
  • Instituttet har ansvar for at prosjekter i RETTE som er tilknyttet instituttet følges opp med tanke på rett registrering og eventuelt oppfølging fra personvernombud eller NSD.
  • Instituttleder utpeker og tildeler rollen som operativt ansvarlig ved instituttet for RETTE. Personen(e) registreres i RETTE av instituttleder.
  • To ganger i året skal operativt ansvarlig ved instituttet bekrefte at instituttet sine prosjekter i RETTE er fulgt opp, og at relevante prosjekter er registrert i RETTE.
  • Ut fra behov kan det være én eller flere personer som blir operativt ansvarlig ved instituttet.
  • Operativt ansvarlig ved instituttet skal ha hovedansvaret for å identifisere prosjekter som trenger oppfølging eller rådføring med personvernombud eller NSD.
  • Ved problemstillinger knyttet til enkeltprosjekter har operativt ansvarlig ved instituttet kontakt med prosjektansvarlig via RETTE eller gjennom andre informasjonskanaler som mail eller lignende.

Kompetansekrav for operativt ansvarlig ved institutt:

  • God kunnskap om UiB sine forskningsrutiner.
  • Grunnleggende kunnskap om personvern i forskning og utdanning for å kunne veilede studenter om behandling av personopplysninger i prosjekter.
  • Må aktivt sette seg inn i brukerveiledningen til RETTE, og være tilgjengelig for spørsmål fra studenter og ansatte vedrørende bruk av RETTE.

Prosjektansvarlig

  • Prosjektansvarlig kan være en forsker ved UiB, en veileder eller lignende. Personen er ansatt ved UiB.
  • Prosjektansvarlig skal være kjent med UiB sine forskningsrutiner, og skal sørge for at prosjekter der det behandles personopplysninger blir registrert i RETTE.
  • Prosjektansvarlig kan delegere selve registreringen av prosjektet til student/stipendiat, men er ansvarlig for at informasjonen om prosjektet i RETTE er oppdatert og rett.
  • Prosjektansvarlig skal bekrefte at informasjon om prosjekter i RETTE er oppdatert og korrekt to ganger i året.
  • Prosjektansvarlig er ansvarlig for at personopplysninger blir slettet eller anonymisert etter prosjektavslutning.

Student eller stipendiat

  • Student/Stipendiat kan registrere prosjekt i RETTE, men må oppgi en prosjektansvarlig som er en ansatt ved UiB.
  • Utover registrering har Student/Stipendiat ingen rolle ved oppfølging av prosjekter.

IT-avdelingen

  • IT-avdelingen har ansvar for drift og vedlikehold av RETTE.

Alle roller

  • Ved brudd på personopplysningsloven er alle roller ansvarlig for å melde fra om avvik via UiB sitt system for avviksmeldinger for personvern.